Когато гост резервира директно при вас, а не през Airbnb или Booking.com, плащането минава през вас. Тогава възниква въпросът за касовия апарат. Отговорът зависи от две неща: кой сте (физическо лице или фирма) и как плаща гостът (по банков път, с карта онлайн или на място).

Наемодател физическо лице

Наредба Н-18 изрично освобождава от регистриране на продажбите чрез фискално устройство „дейност на наемодатели - физически лица, които не са търговци по смисъла на Търговския закон“ (чл. 4, т. 6). Ако отдавате собствения си апартамент като физическо лице, касов апарат не ви е нужен, както и да плаща гостът.

Това не отменя другите задължения: регистрация на обекта, регистрация на гостите в ЕСТИ, туристически данък и деклариране на дохода.

Фирма или ЕТ: плащане по банков път

Общото правило е, че всяка продажба от търговски обект се регистрира с фискална касова бележка, „освен когато плащането се извършва чрез внасяне на пари в наличност по платежна сметка, кредитен превод, директен дебит или наличен паричен превод“ (чл. 3, ал. 1). Ако гостът ви превежда сумата по банков път, касова бележка не се издава.

Фирма или ЕТ: плащане с карта онлайн

Тук е важният случай за директните резервации. Ако приемате плащане с карта през виртуален ПОС на сайта си, Наредбата разрешава вместо касова бележка да издавате документ за регистриране на продажбата (чл. 3, ал. 17). Условията са:

  1. Регистрирате електронния си магазин в НАП преди да започнете продажби (чл. 52м и чл. 52т, ал. 1, по приложение № 33). Получавате уникален номер на магазина.
  2. Плащанията с карта постъпват по сметка с титуляр вашата фирма, при доставчик от ЕС (чл. 52п).
  3. Софтуерът на магазина дава уникален номер на всяка поръчка и отговаря на изискванията на чл. 52с.
  4. За всяко плащане издавате документ по чл. 52о и го изпращате на клиента по електронен път.
  5. Всеки месец до 15-о число подавате в НАП стандартизиран одиторски файл по приложение № 38 за поръчките от предходния месец (чл. 52т, ал. 2).

Ако спрете да изпълнявате някое от условията, губите правото да издавате документ вместо касова бележка (чл. 52у).

Какво съдържа документът за регистриране на продажба

Минималните реквизити по чл. 52о, ал. 1 са:

  • наименование, номер и дата; номерът е 10-цифрен и расте с 1 за всяка продажба, без пропуски;
  • данни за търговеца: наименование, ЕИК, адрес, имейл или телефон;
  • уникален номер на поръчката и референтен номер на трансакцията;
  • услугата, данъчната група, количество, единична цена, обща сума и начин на плащане;
  • QR код по приложение № 18а с номера на магазина, номера на поръчката, референцията на трансакцията, датата и часа и сумата.

Кога все пак трябва касов апарат

Ако фирмата приема пари в брой или карта на ПОС терминал на място при настаняването, редът за електронен магазин не важи и продажбата се регистрира с фискално устройство. Затова е най-просто плащането да става само онлайн, преди пристигане.

Как го прави Smarthoster-bg

В директните резервации гостът плаща с карта в собствения ви myPOS онлайн магазин, а парите отиват по вашата сметка. За фирми приложението:

  • издава документ за регистриране на продажба с 10-цифрен пореден номер и QR код за всяко плащане;
  • подготвя месечния файл по приложение № 38, проверен спрямо схемата на НАП;
  • пази история на всяка поръчка и не позволява изтриването ѝ.

Регистрацията на електронния магазин в НАП (приложение № 33) остава ваша, през портала за е-услуги с квалифициран електронен подпис.

Често задавани въпроси

Трябва ли касов апарат за Airbnb и Booking.com?

За резервациите, платени през Airbnb или Booking.com, платформата събира парите и ви ги превежда по банков път. Въпросът за касовия апарат възниква при директните резервации, които гостът плаща на вас.

Физическо лице с апартамент под наем трябва ли да издава касова бележка?

Не. Наредба Н-18 освобождава наемодателите физически лица, които не са търговци (чл. 4, т. 6).

Какво е документ за регистриране на продажба?

Документ, който фирма с регистриран в НАП електронен магазин издава вместо касова бележка при онлайн плащане с карта. Реквизитите му, включително 10-цифрен пореден номер и QR код, са в чл. 52о от Наредба Н-18.

Кога се подава одиторският файл в НАП?

Всеки месец до 15-о число, за поръчките с доставка през предходния месец (чл. 52т, ал. 2), по приложение № 38.

Ако гостът плати в брой при пристигане?

За фирма това е продажба, която се регистрира с фискално устройство. Редът за електронен магазин важи само за неприсъствено плащане с карта.